For ordregiver er dialog med markedet helt essentiel for at skabe en effektiv konkurrence om de opgaver, der sendes i udbud. Ikke mindst at ordregivers behov matches bedst muligt med det, markedet på det aktuelle tidspunkt kan levere. Dialogen kan forebygge, at ordregiver stiller for dyre eller for høje krav til en ydelse eller produkt, eller at en ydelse eller produkt simpelthen ikke på det aktuelle tidspunkt kan leveres, grundet forskellige udfordringer.
Mange mulige – og dyre – udfordringer
Udfordringer kan være mange og forskellige i et hurtigt omskifteligt marked. Det kan eksempelvis være knaphed på medarbejdere inden for et fagområde, for høje materialepriser eller fordyrende krav til tidsplan. Hvis ordregiver stiller højere krav, end hvad der er i nødvendigt i forhold til den aktuelle opgave, kan det ende med højere priser eller at udbuddet annulleres og skal gå om. Dette kan ende med unødigt høje omkostninger for både ordregiver og tilbudsgiver, da begge parter skal starte forfra med et nyt materiale.
Ordregiver inviterer til dialog
Dialog er oftest en inviteret markedsdialog for interesserede bydende. Ordregiver får via dialogen skabt et realistisk og holdbart udbudsmateriale, hvor antallet af opklarende spørgsmål kan begrænses betydeligt. De afgørende problemstillinger er således håndteret i dialogen med markedet forud for offentliggørelse af udbuddet. En efterfølgende kontrakt bliver således indgået med baggrund i forventningerne fra de bydende og skaber det mest optimale samarbejde, hvor tvister gennem en kontrakts levetid minimeres.
Ordregiver kan indgå i en mundtlig og skriftlig dialog med virksomheder helt frem til offentliggørelse af udbudsmaterialet. Herefter begrænses al kommunikation til udelukkende at foregå på skrift.
Udbudsloven gælder kun offentlige udbud
Offentlige ordregivere er underlagt Udbudsloven. Private ordregivere ikke er underlagt samme begrænsede periode. Her er det tilladt at have mundtlig dialog med markedet og de tilbudsgivere, der byder ind på et udbud.
Hvad må du, hvornår?
Du må som virksomhed altid tage kontakt til en ordregiver og bede om et møde. De fleste ordregivere er interesserede i at følge med markedet og få information om, hvornår det vil give bedst mening at gennemføre et udbud eller tilbudsindhentning på en specifik opgave eller rammeaftale. Det gør det lettere at beslutte, hvornår den mest optimale kvalitet og pris er tilgængelig.
Det kan være, at en ordregiver skal indkøbe stål eller en anden komponent som kan være dyr, eller at en ordregiver skal indkøbe maleropgaver i et marked, hvor det ikke er til at få uddannede malere. Her giver det god mening at tage en drøftelse med markedet for at sikre sig, at man offentliggør et relevant udbudsmateriale på det rigtige tidspunkt.
Gør opmærksom på din virksomhed
For at en ordregiver kan invitere din virksomhed til markedsdialog, er ordregiver nødt til at kende din virksomhed. Derfor er det helt essentielt at du gør opmærksom på din virksomhed og plejer kontakten med de ordregivere, som du ønsker at komme ind i varmen hos. Det gælder også, hvis ordregiver på det aktuelle tidspunkt har en kontrakt med en af dine konkurrenter. Vær relevant og præcis omkring formålet med dit møde. Gør det klart, at ordregiver opnår essentiel viden ved at mødes med dig.
Vær strategisk og kend behovene
Din hovedopgave er at finde oplysninger om, hvorvidt ordregiver er tilfreds eller ikke tilfreds med samarbejdet med din konkurrent og den opgave, de indkøber. Du skal kende behovene hos ordregiver og følge med udviklingen heri. Du skal præge ordregiver strategisk, så du arbejder dig henimod at det er præcis din kvalitet i opgaveløsningen, som de vælger at sætte fokus på i deres næste udbud eller kontrakt. Sæt fokus på dine værdier og din måde at gøre tingene på. Du ved, at du er unik og at du differentierer dig. Det er måske på marginaler, men det er ofte på marginaler, at du vinder et udbud. Enten på prisen eller på kvaliteten – i forhold til dine konkurrenter.
