Når din organisation fokuserer på vækst, er det fristende at byde på samtlige udbud, der lander i din mailbox og som dine konkurrenter formentlig også ønsker at byde på.
Alle udbud kan lede til opgaver og omsætning for en virksomhed. Men det er ikke alle udbud, der matcher din virksomheds aktuelle situation, eller målet for din organisation.
Hvordan anvender du din tid bedst på udbud og hvordan udvælger du de udbud, som ser lovende ud og fravælger dem, der ikke matcher din organisation?
”Go eller no go”
For at kunne træffe beslutningen, skal der indføres en ”byd eller byd ikke” procedure (også kaldet bid/no bid eller go/no go), gerne i samråd med dine tilbudsmedarbejdere.
Det handler ikke om at udvælge de opgaver og udbud i din pipeline, som du vil vinde, men om at kassere samtlige kommende opgaver og udbud, som du er sikker på at tabe.
For de fleste virksomheder er det en stor investering at byde på udbud, i tid og tabte ressourcer på øvrige vigtige opgaver.
Klokken skal ringe
Hvis man som virksomhed har sat sig for at byde på alle udbud, der relaterer sig til virksomhedens ydelse eller produkt, er resultatet utvivlsomt spildte ressourcer, en lav win rate og et overanstrengt tilbudsteam, der ikke ”ringer med klokken” lige så mange gange, som tilfældet havde været, hvis fokus var på at byde på udbud, der var sikre vindere.
Fem spørgsmål
Den overordnede måde, hvorpå du kan etablere grundlaget for din beslutning og udføre denne, er at stille dig selv følgende spørgsmål. Inddrag gerne din(e) tilbudsmedarbejder(e).
Hvis du svarer klart ”Ja” til samtlige nedenstående kriterier, så gå efter kontrakten.
• Er projektet/opgaverne i overensstemmelse med din organisations langsigtede mål og/eller er der tale om en kortvarig opgave, som kunne være en spændende referencecase?
• Har din virksomhed kapaciteten til at opfylde krav og betingelser i udbudsmaterialet og tiden til at efterleve tilbudsfristen?
• Vil kontrakten skabe værdi for din virksomhed og samtidigt kunne skabe bundlinje?
• Har du tilbudsmateriale i dit tilbudsbibliotek fra tidligere besvarede udbud, som du har erfaret virkede, og som kan hjælpe dig med at lave en solid besvarelse på en derved nem og effektiv måde?
• Ved du, hvem af dine konkurrenter der byder ind på udbuddet? Kender du evalueringsteamet hos ordregiver og ved du dermed hvor store dine chancer er for at vinde?
Overvej om det er et match
Hvis du mere end 2 gange svarer: ”Ja, men” eller ”Ja, hvis” på ovenstående kriterier, uden at have en realistisk og holdbar løsning på dit ”men” eller ”hvis”, så overvej om det aktuelle udbud er et match for din virksomhed og om din tid kunne bruges bedre på andre opgaver.
Ca. 65% af tilbudsmedarbejdere føler, at deres mængde af og relevans i opgaver er den største stressfaktor i deres liv. Dette gør at mange tilbudsmedarbejdere brænder ud og sygemelder sig i kortere eller længere perioder, fordi man ikke i ledelsen har fokus på de ”lavt hængende frugter”.
Vind flere kontrakter for færre omkostninger
Ved at indføre en ”bid/no bid” procedure i samarbejde med sine tilbudsmedarbejdere, vil det lette byrden på tilbudskontoret, stoppe med at forbedre i forvejen dårlige tilbud, og forhindre udbrænding af medarbejdere. Samtidigt vil erfaringen være, at I ret hurtigt vinder flere udbud og reducerer de årlige omkostninger, der er forbundet med at besvare udbud.
Søg altid sparring med dit netværk og brug dette konstruktivt til at træffe vigtige beslutninger.
